「お礼メールを書くのに10分かかった」。そういう日が毎日続いていませんか。
この記事でわかること: Claude Codeに「誰に・何のために・どういうトーンで」を伝えることで、ビジネスメールのたたき台を3分以内に作成できます。お礼・謝罪・提案・フォローアップの各パターンと、CLAUDE.mdへの定型設定登録方法を指示例付きで解説します。
目次
- Claude Codeとは（このページを初めて読む方へ）
- メールにClaude Codeを使うときの基本の考え方
- パターン別の指示例（お礼・謝罪・提案・フォローアップ・返信）
- CLAUDE.mdに定型フォーマットを登録する方法
- 「AIっぽさ」を消す修正指示
- メールパターン別・指示ポイントまとめ
- よくある質問
Claude Codeとは
Claude CodeはAnthropicが提供するAIツールです。テキストで指示を出すと、メール・資料・分析結果などを生成してくれます。プログラミングの知識は不要で、ビジネスパーソンが日常業務に使えます。
メールにClaude Codeを使うときの基本の考え方
当社のメンバーに聞いてみたところ、「多い日は30通以上」という声がありました。お礼メール、謝罪メール、提案メール、フォローアップ。内容は変わっても、書き始める前の「さて、どう書こう」という時間が積み重なって、気づけば1〜2時間が消えている。
Claude Codeへの指示は「誰に・何のために・どういうトーンで」を伝えることが基本です。メールの場合は「相手の属性」「メールの目的」「望ましい温度感」をセットで渡すと、一発で使える文章が返ってきます。
「メールを書いて」だけでは汎用的な文章しか出てきません。相手のことを少し説明するだけで、精度は大きく変わります。
パターン別の指示例
お礼メール
打ち合わせ後、商談後、紹介を受けた後など、お礼メールは最も頻度の高い類型の一つです。
以下の状況でお礼メールを書いてください。
【状況】
- 宛先: 初めて会った会社の担当者（40代・男性・部長クラス）
- 打ち合わせ内容: 自社サービスの紹介と現状課題のヒアリング
- 打ち合わせ後の状況: 相手から次回の具体的な話し合いの提案があった
【条件】
- 件名も含めて出力する
- です・ます調
- 丁寧すぎず、かつ失礼にならないトーン
- 200字前後
- 「次回のご連絡をお待ちしております」で締める
謝罪メール
謝罪メールは言葉選びを間違えると関係が壊れます。「謝罪文を書いて」だけでは、状況に合わない文章が返ってくることがあります。状況の詳細と「どこまで認めるか」を明示して渡すのがポイントです。
以下の状況で謝罪メールを書いてください。
【状況】
- 資料の納品が約束の日から1日遅れた
- 先方には事前に遅延の連絡をしていた
- 納品は完了済みで、先方からの反応はまだない
【条件】
- 件名に「お詫び」を入れる
- 原因・経緯には言及しない（先方がすでに了承済みのため）
- 次の案件に向けた前向きな一文で締める
- 150〜200字
提案メール
新規提案、追加提案、改善提案など、提案メールは「何を提案するのか」と「相手にとってのメリット」の両方を渡すと精度が上がります。
以下の内容で提案メールを書いてください。
【背景】
- 相手: 3ヶ月取引中のクライアント（担当者は知り合い程度の距離感）
- 提案内容: 現在の月次レポートに加えて週次の簡易レポートを追加したい
- こちらの意図: レスポンスを速くして、施策の精度を上げたい
【条件】
- 提案メールなので押しつけにならないトーンで
- 「ご検討いただけますと幸いです」で締める
- 件名も出力する
- 200〜250字
フォローアップメール
商談後や提案後に返信がない場合のフォローアップは、送りすぎると嫌がられ、送らなければ機会を逃す。絶妙な距離感が求められます。
以下の状況でフォローアップメールを書いてください。
【状況】
- 先週に資料を送付済み。まだ返信なし
- 先方は忙しい印象だった
- あくまで確認の連絡であり、催促ではない
【条件】
- 「先日の件」という書き出しで始める
- 急かすような表現を一切入れない
- 返信不要の場合はその旨を書いてもらってよいという一文を入れる
- 件名も含めて出力する
- 150字前後
返信メールの作成
受け取ったメールへの返信も、Claude Codeが得意な場面です。相手のメール文をそのまま貼り付けて「返信文を書いて」と伝えるだけで、内容に合った返信が出てきます。
以下のメールへの返信文を書いてください。
【受け取ったメール】
（ここに相手のメール本文を貼り付ける）
【返信の方針】
- 質問に答える（AはYes、BはNoで答える）
- 次のミーティングの日程を調整したい旨を伝える
- 件名は「Re:」を付けてそのまま流用
CLAUDE.mdに定型フォーマットを登録する方法
毎回「丁寧すぎず・失礼でもないトーンで」「件名も含めて出力して」と書くのは手間です。当社では、よく使うメール指示の条件をCLAUDE.mdに登録しています。
# メール作成のデフォルト設定
## 基本ルール
- 件名と本文の両方を出力する
- です・ます調
- 「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お世話になっております」は基本省略
- 本文は200字前後（特に指定がない場合）
- 締めは「よろしくお願いいたします」「よろしくお願いします」のどちらか（文脈に合わせて）
## 宛先の敬語レベル（指示時に「レベル1〜5」で指定できる）
- レベル1: 社内・打ち解けた関係
- レベル3: 通常のビジネス敬語
- レベル5: 役員・初対面・重要な相手
このように設定しておくと、毎回の指示が短くなります。「お礼メール、レベル3、昨日の打ち合わせのお礼」だけで十分な文章が返ってくる状態になります。
CLAUDE.mdの詳しい書き方は「CLAUDE.mdの書き方完全ガイド」を参照してください。
「AIっぽさ」を消す修正指示
出てきた文章が少し形式的に感じる場合は、こう指示します。
以下の文章を、もう少し自然な文体に直してください。
「〜させていただく」という表現が多すぎるので減らしてください。
また、2段落目が長いので2文に分割してください。
一度ですべてを求めず、気になる点を具体的に伝える方が、修正の往復が少なくなります。
メールパターン別・指示ポイントまとめ
| メールの種類 | 必ず伝えること | よくある失敗 |
|---|---|---|
| お礼メール | 相手の役職・打ち合わせ内容 | 汎用的すぎて印象が残らない |
| 謝罪メール | どこまで認めるか・謝る範囲 | 言い訳に見える文章になる |
| 提案メール | 相手のメリット・距離感 | 押しつけがましいトーン |
| フォローアップ | 催促ではないという意図 | 圧を感じさせる文章 |
| 返信メール | 返信の方針と答える内容 | 論点がずれた返信 |
この記事のポイント
- 「誰に・何のために・どういうトーンで」を伝えることがメール指示の基本
- お礼・謝罪・提案・フォローアップ・返信の5パターン別に指示を使い分ける
- CLAUDE.mdに定型設定を書いておくことで毎回の指示を短縮できる
- 「AIっぽさ」は「何が気になるか」を具体的に伝えて修正する
- 送信前は必ず自分で確認する（相手との関係性の文脈はClaude Codeが知らないため）
よくある質問
Q. Claude Codeで作ったメールを修正なしでそのまま送っていいですか？
送る前に必ず自分の目で確認することをおすすめします。相手との関係性・過去のやりとりの文脈はClaude Codeが知らないためです。当社では「たたき台として使い、最後の確認は自分でする」というルールで運用しています。
Q. 個人情報をClaude Codeに入力しても大丈夫ですか？
具体的な個人名・電話番号・メールアドレスは入力しないことを基本としています。「担当者名」「会社名」「具体的な金額」などは状況に応じて判断してください。
Q. 英語のビジネスメールも作れますか？
作れます。「英語で書いてください」と指示するだけで対応します。「フォーマルな英語で」「アメリカンスタイルで」などトーンの指定も可能です。
Q. 返信のたたき台を作らせると、相手のメール全文を毎回貼る必要がありますか？
毎回貼り付ける方が精度が上がります。CLAUDE.mdにデフォルト設定を書いておくことで、余計な指示は省けます。
公式情報・参考リソース
指示の書き方をもっと体系的に学びたい方は「Claude Codeへの指示の書き方【非エンジニア向けプロンプトガイド】」もあわせてご覧ください。
ビジネスメール以外の文書作成効率化については「資料作成の効率化」もご参考にしてください。
claudecode道場で実践的なClaude Code研修を始める（無料公開中）
組織全体へのAI導入を検討している場合はmalnaのAI導入コンサルへ
あわせて読みたい:
