秘書の仕事は、上司が言わなかったことを先読みして準備することだ——そして文書がその証拠になる。
来客の30分前に応接室の座席配置を確認し、前回の面談記録をさっと読み直し、名刺交換の順番を頭に入れておく。上司に「あれどうなった？」と言わせないために、必要な情報をあらかじめまとめておく。こうした準備のほとんどは、文書を書くことで成立しています。
来客対応の事前整理メモ、会議資料の要約シート、日程調整のやりとりメール、出張手配の確認文——秘書・アシスタントが1日に書く文書の量は、外から見ると想像より多いものです。Claude Code は、この「文書を書く」という工程の大部分を代替してくれます。
この記事では、秘書・アシスタントの業務を「上司のための文書」と「自分の業務を管理する文書」の2軸に整理しながら、Claude Code を使った具体的な方法を解説します。
1. 秘書の「書く仕事」は2種類ある
秘書・アシスタントが書く文書は、大きく2種類に分類できます。
1つ目は「上司のための文書」。 上司が読む・確認する・送る文章です。来客対応の前に渡す事前情報シート、会議に臨む前の資料要約、日程調整の返信メール（上司名義で送るもの）、取引先への挨拶状——これらは、「上司が動くために必要な情報を、上司が使いやすい形にして渡す」文書です。
2つ目は「自分の業務を管理する文書」。 出張手配の確認リスト、手配状況の報告メモ、内部調整の議事メモ——これらは上司に渡すものではなく、自分が業務を落とさないために作る文書です。
Claude Code は、この両方の作成を支援できます。特に「上司のための文書」は、単に情報をまとめるだけでなく「上司が短時間で読んで動けること」が求められるため、文章の構成・密度・トーンに気を使う必要があります。そこに Claude Code を使うことで、ゼロから書く時間を大幅に短縮できます。
2. 4種類の文書への具体的な使い方
2.1 スケジュール調整メール
秘書業務の中で頻度が高いのが、日程調整のメールです。社外の方への打診、複数候補日の提示、確定後の案内——これらを丁寧に、かつ必要な情報が漏れなく、相手が返答しやすい形で書く必要があります。
Claude Code に「誰に・何の目的で・候補日はいつか」を渡すと、適切な敬語レベルで整理されたメールの下書きが出てきます。
入力例：
以下の内容で、社外の取引先担当者への日程調整メールを作成してください。
【目的】来月の定例ミーティング（月次）の日程調整
【相手】株式会社○○ 田中様（上司が担当する既存クライアント）
【候補日】
- 5月12日（月）14:00〜15:00
- 5月14日（水）10:00〜11:00
- 5月16日（金）15:00〜16:00
【背景】先月のミーティングで「来月も同じ時間帯で」と合意していた
【形式・条件】
- 件名も含めて作成してください
- 上司名義で送るメールです（上司の名前: 高橋）
- 丁寧な敬語。候補日が全て合わない場合は別途調整する旨を入れてください
- 200〜250字程度
調整の目的・相手・候補日・トーンを指定すれば、必要な要素が過不足なく入ったメールが出てきます。確認して上司に渡す、またはそのまま送信する、という流れができます。
ここで重要なのは、日程候補が実際のカレンダーと一致しているかの確認です。Claude Code は「候補日が正しいかどうか」は判断できません。出力後に実際のスケジュールと照合する作業は、必ず担当者が行ってください。
2.2 来客対応準備資料
来客前に上司に渡す「事前情報シート」の作成も、Claude Code が力を発揮する場面です。
相手の会社概要・担当者情報・過去の面談記録・今回のアジェンダ——これらを箇条書きでClaude Code に渡すと、上司が5分で状況を把握できる準備資料にまとめてもらえます。
入力例：
以下の情報をもとに、上司が来客前の5分で読める「来客準備メモ」を作成してください。
【来客情報】
日時: 2026年5月8日（木）14:00〜
来訪者: 株式会社○○ 営業部長 田中様（40代）
目的: 新製品の提案ヒアリング
関係性: 昨年から取引あり。3回目の面談
【前回の面談内容（メモ）】
- 前回は○○という課題を話していた
- 担当者は決裁権なし。上の承認が必要という話だった
- 次回は製品デモを見たいと言っていた
【今回のアジェンダ（仮）】
- 製品デモ（15分）
- 質疑応答（10分）
- 次回ステップの確認（5分）
【形式】
箇条書き中心。A4半ページ程度に収まるコンパクトさで。
「前回のポイント」「今回の確認事項」「注意点」の3セクション構成で。
実際の準備メモに入れる情報は担当者が保有しているものですが、「情報を整理してA4半ページの資料に変換する」という作業をClaude Code が担ってくれます。
2.3 会議資料の事前整理
上司が会議に臨む前に、資料の要点をまとめたシートを作る場面があります。長い会議資料を上司が読み込む時間がない場合に、秘書が「これだけ読めばわかる」バージョンを作ります。
Claude Code に会議資料のテキストを貼り付けて、「上司が5分で読める要約を作ってほしい」「この資料で上司が確認・承認すべきポイントを抽出してほしい」と指示すると、要点を整理した事前シートが出てきます。
入力例：
以下の会議資料をもとに、上司向けの「会議前確認シート」を作成してください。
【資料の目的】来月の新製品ラインナップの方針確認会議
【上司の役割】最終承認者（意見は出すが、細部の議論はしない）
【会議資料本文】
（資料のテキストをここに貼り付け）
【出力形式】
- 「この会議で決める3点」（箇条書き）
- 「事前に上司に知っておいてほしい数字・状況」（箇条書き）
- 「判断が必要な論点」（箇条書き）
合計A4半ページ以内で。
会議資料の分量が多いほど、この「要約・整理」の工程に時間がかかります。Claude Code を使うことで、自分が読んで理解し、上司向けに整形する工程がまとめてできます。
2.4 出張手配確認文
出張の手配が完了した際に、上司に確認してもらう「手配完了報告」を作る場面も、秘書の定番業務です。交通手段・宿泊・スケジュールの確認事項が複数あり、見落としがないよう整理する必要があります。
入力例：
以下の出張手配内容を、上司が確認しやすい「手配完了報告メモ」に整形してください。
【出張概要】
目的: ○○社との商談（2026年5月22日〜23日、大阪）
【手配済みの内容】
- 新幹線: 5月22日(木) 東京09:00発 → 新大阪10:30着（のぞみ）
- ホテル: 大阪市内○○ホテル。チェックイン22日15:00〜、チェックアウト23日12:00
- 帰りの新幹線: 5月23日(金) 新大阪16:00発 → 東京17:30着（のぞみ）
【確認してほしいこと】
- 日程全体に問題がないか
- ホテルの位置（○○社から徒歩5分の場所）でよいか
- 帰りの時間に余裕を持ちたい場合は早い便に変更可能
【形式】
確認必須の項目を先に出して。「手配済み一覧」と「上司確認事項」の2セクション構成で。
このメモを渡すことで、上司が「何を確認すればいいか」がすぐにわかる状態を作れます。手配の抜け漏れを防ぐためのセルフチェックにも使えます。
3. 「上司名義で書く文章」の特殊性
秘書・アシスタントならではの難しさがあります。それは、「自分が書いても、送るのは上司の名義」という文章の存在です。
上司が忙しいときに、上司の代わりにメールの返信文を起案する。来訪者へのお礼状を上司名義で書く。この場合、文章のトーンや言い回しが「上司らしい」かどうかが問われます。
Claude Code を使う場合も、この特殊性は変わりません。「高橋の名義で送るメール」を作るときは、「上司は堅い敬語を使う人か、ややカジュアルな人か」「この相手との関係性はどれくらい親しいか」を指示に含める必要があります。
例えば：
以下の内容で、上司（高橋）の名義で送る礼状を作成してください。
上司のトーン・特徴:
- 丁寧だが堅くなりすぎない。柔らかさを出す
- 「〜させていただきます」は多用しない
- 相手の名前を冒頭に入れる
【送付先・目的・用件】
（内容）
このようにトーンの特徴を言語化して渡すことで、上司らしい文章に近づけることができます。
AIが書いた文章を上司名義で送ることへの考え方
「AIが書いた文章を上司名義で送るのは問題ないのか」という疑問を持つ方もいます。これについては、以下のように整理しています。
秘書が上司のメールを書くこと自体は、従来から行われてきた業務です。「秘書が起案して、上司が確認して送る」という流れは、手書き・ワープロ・メールの時代から変わっていません。Claude Code を使う場合も、この流れは変わらず「秘書が起案して（Claude Code で下書きを作って）、上司が確認して送る」です。
重要なのは、上司が内容を確認・承認している点です。上司が確認しないまま送信することは、ツールに関わらず問題です。Claude Code を使っても使わなくても、「上司が内容に責任を持てる文書かどうか」を確認してから送ることが前提です。
4. 複数上司を担当する場合のトーン管理
複数の役員・上司をサポートするアシスタントは、「Aさんの文章」と「Bさんの文章」のトーンをそれぞれ管理する必要があります。
Claude Code を活用する場合、それぞれの上司のトーン・言い回しの特徴をあらかじめテキストで整理しておくことが効果的です。
例えば：
【Aさん（代表取締役）のメール特徴】
- 短くて要件が明快。「〜について確認をお願いいたします」のような一文で完結させる
- 相手への気遣い表現を入れる（「お忙しいところ恐れ入りますが」）
- 感嘆符・カジュアルな表現は使わない
【Bさん（営業部長）のメール特徴】
- 少し長め。状況の背景も入れる
- 明るめのトーン。「ぜひよろしくお願いします」のような結びになることが多い
- 相手の会社・担当者への配慮の言葉を入れる
このような「人物別トーンメモ」をClaude Code に渡してメールを作ることで、それぞれの上司らしい文章が出やすくなります。初めから完璧には出ませんが、使いながら修正を加えていくことで精度が上がります。
5. 速くなった分、何に使うか
Claude Code で文書作成が速くなると、1日の中に「考える余白」が生まれます。
来客対応の準備メモを30分かけて作っていたのが10分で終われば、残りの20分で「今回の面談で上司が何を聞きたいかを事前に把握する」「前回の面談で保留になっていた件を確認する」という仕事ができます。
これは単なる時間削減ではなく、仕事の質が変わることを意味します。秘書・アシスタントの本質的な価値は「上司が動きやすい状況を先読みして作ること」にあります。文書作成の速度が上がると、この「先読みと準備」に使える時間が増えます。
また、文書をClaude Code で作ることを通じて、「何をどう伝えるか」を言語化する習慣が身につきます。「あの面談の背景を3点で整理しよう」「上司が見たい情報はこれとこれだ」という整理力が高まり、Claude Code を使っていない場面でも仕事の精度が上がることがあります。
6. 全19章（2026年4月時点）のカリキュラムについて
claudecode道場は、malna株式会社が運営する研修プラットフォームです。全19章のカリキュラムを無料で公開しており、プログラミングの知識は一切不要です。
秘書・アシスタント職には、「上司のための文書をどう作るか」「複数のステークホルダーへのコミュニケーションをどう整理するか」という観点での使い方が特に役立ちます。claudecode道場では、こうした非エンジニアの実務担当者が「明日から使える」状態になることを目指しています。
7. 導入時に注意すること
機密性の高い情報の扱い
役員のスケジュール・来客情報・経営に関わる内容をClaude Code に入力する際は、社内のセキュリティポリシーを必ず確認してください。個人名・会社名・具体的な商談内容を含む場合は、「担当者A」「取引先B社」のような仮称に変えて入力し、出力後に実名に差し替える方法が安全です。
確認を省略しない
Claude Code の出力は必ず担当者が確認してから使用します。日程調整メールであれば候補日がカレンダーと一致するか、来客準備メモであれば相手の情報が正確かを照合してください。出力を確認なしにそのまま送信・印刷することは避けてください。
最初は1種類の業務から
「全部の文書をClaude Code で作ろう」と最初から広げると、確認作業が追いつかなくなることがあります。まず「毎週の定例会議前の資料整理メモ」か「月次の日程調整メール」どちらか1つに絞って使い始め、「これなら確実に速くなった」と感じてから他の業務に広げることを推奨します。
8. こんな方に向いています
- 毎日複数のスケジュール調整メールを書いているアシスタント
- 来客対応の準備資料を毎回ゼロから作っている方
- 複数の役員・上司をサポートしており、業務量が多い状況の方
- 文書作成に時間を取られ、本来の「先読みと準備」が後回しになっている方
- 秘書業務の引き継ぎや標準化を整備したいと考えている方
9. まとめ
秘書・アシスタントの「書く仕事」は、「上司のための文書」と「自分の業務を管理する文書」の2軸に整理できます。
スケジュール調整メール・来客対応準備資料・会議資料の事前整理・出張手配確認文——これらのどれも、Claude Code を使うことで「ゼロから書く工程」を大幅に短縮できます。上司のトーンや言い回しを言語化して渡す工夫をすることで、上司名義の文章も品質を保てます。
速くなった分、「先読みして準備する」という秘書・アシスタントの本質的な仕事に使える時間が増えます。まずは「次回の来客前の準備メモをClaude Code で作ってみる」ところから始めてみてください。
Claude Code の活用について相談したい場合は、Claude Code導入支援についてmalnaに相談する からどうぞ。
※本記事に含まれる時間削減の数値は特定の業務条件を前提とした参考値です。実際の効果は業務内容・環境・習熟度によって異なります。